Business Analyst là công việc như thế nào và tại sao lại hót gần đây? Hiện nay, người làm Business Analyst giữ vai trò vô cùng quan trọng cho các doanh nghiệp. Họ hoàn thành mọi công việc để đưa công ty phát triển theo đúng quỹ đạo. Cùng với Digital Marketing Agency DMA hiểu kỹ hơn về Business Analyst trong bài viết này nhé!
Business Analyst là gì?
Business Analyst là gì? Business Analyst (viết tắt là BA) hay nói cách khác là chuyên viên phân tích nghiệp vụ. Người làm BA có bổn phận chính là phân tích yêu cầu của khách hàng và làm việc với nội bộ của công ty để trình xuất các giải pháp ưu việt nhất, để giải quyết các vấn đề của khách hàng.
BA còn là thiết bị kết nối giữa doanh nghiệp và khách hàng. Những chuyên gia BA sẽ nhận ý tưởng bằng cách trao đổi với khách hàng của họ, tiếp đó họ sẽ truyền tới cho nhóm của mình và tìm ra phương án giải quyết.
Đa số mọi người đều cho rằng BA là tất cả về công nghệ thông tin. Nhưng trong thực tế, nhiều lĩnh vực khác như tài chính, logistics, ngân hàng hay marketing,… đều tồn tại ngành này.
Tham khảo: Outsourced Marketing Department
1. Vai trò của Business Analyst là gì?
Những Business Analyst đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp, tổ chức và họ có khả năng đóng góp to lớn trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận và doanh thu . Một số vai trò của BA có thể nói đến như:
1.1 Thúc đẩy hợp tác nội bộ
Thông qua những nhận xét về hoạt động kinh doanh, Business Analyst sẽ đưa ra các phương án thay đổi để tăng cường sự kết nối giữa các bộ phận và đảm bảo các quá trình làm việc được thực hiện một cách có hiệu quả.
Là một BA phân tích, họ sẽ phải truyền tải ý tưởng của bản thân chính đến các bộ phận liên quan và yêu cầu họ hợp tác để cùng mang lại những thay đổi to lớn giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn trước.
1.2 Giảm thiểu chi phí và tổn thất
Business Analyst còn hỗ trợ doanh nghiệp tìm ra những mảng kinh doanh không sinh lời. Và những thiếu sót trong quá trình kinh doanh đồng thới yêu cầu loại bỏ hoặc thay đổi cho phù hợp nhất.
Qua đó, giúp doanh nghiệp có được lợi nhuận cao hơn nhờ loại bỏ những hoạt động không có năng suất và tập trung vào hoạt động kinh doanh trọng tâm.
1.3 Sử dụng vốn hiệu quả
Dựa trên những phân tích cũng như đề xuất của BA, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn sắc nét hơn về việc nên sử dụng vốn ra sao để đem lại hiệu quả tốt nhất thay vì chi vốn vào những hoạt động không mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
1.4 Cầu nối giao tiếp nội bộ
Tạo nên một môi trường thân thiện là một trong những vai trò không thể thiếu của Business Analyst. Nếu buộc phải có một sự thay đổi đối với chiến lược kinh doanh của công ty, họ phải truyền đạt ý kiến đó với các bộ phận liên quan để các bên nắm rõ mục đích dự án.
Và từ đó, khi đã hiểu được nhiệm vụ và vai trò của các ban thì các bộ phận sẽ phối hợp ăn ý nhiều hơn để tổ chức lại hoạt động của doanh nghiệp. Nhằm mục đích cuối cùng là mỗi dự án thì công ty tăng lợi nhuận và hoạt động tốt hơn.
2. Những kỹ năng cần có của một Business Analyst
Chuyên viên BA không những cần có bề dày kiến thức ở nhiều lĩnh vực mà còn cần thêm những kỹ năng khác để có thể thành công thăng tiến và phát triển trên sự nghiệp lâu dài.
2.1 Kỹ năng giao tiếp
Hãy cố gắng trau dồi thêm khả năng trình diễn đạt và trình bày một cách lưu loát, có hiệu quả vì Business Analyst phải là một người giao tiếp tốt như vậy mới có thể tổ chức và điều hành thành công các buổi họp. Họ cần tạo dựng mối quan hệ tốt với nhiều bộ liên quan ở mọi cấp và cần có cả khả năng thuyết phục, đàm phán với đối phương vượt trội.
2.2 Nhạy bén trong kinh doanh
Muốn trở thành một Business Analyst xuất sắc, bạn cần có kiến thức và hiểu biết tường tận về doanh nghiệp để triển khai các chiến lược cần thiết. Bạn phải biết đâu là cơ hội đột phá cho doanh nghiệp và đề xuất những phương án hiệu quả trong hoạt động.
2.3 Kỹ năng phân tích dữ liệu
Là một BA buộc phải có khả năng đọc – hiểu dữ liệu, biết chắt lọc những nguồn thông tin có giá trị giữa rất nhiều dữ liệu và đưa nó vào để thiết kế chiến lược kinh doanh. Vậy nên, bạn phải có một cái đầu nhạy bén để thấy được giá trị ẩn mà những dữ liệu muốn ám chỉ.
2.4 Kỹ năng giải quyết vấn đề
Nhìn một cách bao quát, Business Analyst là người làm rõ các vấn đề, trình xuất các giải pháp thích hợp, xác định phạm vi của dự án và trực tiếp tham gia vào việc giải quyết cùng các bộ phận có liên quan (stakeholders).
3. Các công việc của Business Analyst là gì?
Sau khi đã nắm rõ về vai trò của người làm Business Analyst là gì, vậy công việc thực sự của Business Analyst có những gì?
Các công việc của Business Analyst đa phần liên quan đến xử lý dữ liệu và làm việc với các bộ phận có liên quan tới nội bộ. Từ đó đưa ra những phương án giúp tổ chức giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
3.1 Thu thập, phân tích dữ liệu
Phân tích đồng thờ đánh giá thông tin và dữ liệu kinh doanh từ các nguồn khác nhau, bao gồm các hệ thống và cơ sở dữ liệu của tổ chức, thị trường, tổ chức, khách hàng. Thông qua đó, giúp doanh nghiệp có lợi nhuận cao hơn nhờ loại bỏ những hoạt động không sinh lời và tập trung vào hoạt động kinh doanh then chốt.
Dựa trên những dữ liệu thu thập được, Business Analyst sẽ thực hiện các phân tích để tìm hiểu những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức hoặc doanh nghiệp cũng các cơ hội và thách thức trong môi trường kinh doanh.
3.2 Đề xuất và thiết kế các giải pháp
Sau khi phân tích dữ liệu, Business Analyst sẽ báo cáo các vấn đề trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đề xuất hướng giải quyết để cải thiện quy trình kinh doanh. Qua đó, tối ưu hóa lợi nhuận, giúp tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận, giảm thiểu chi phí.
3.3 Điều chỉnh chiến lược kinh doanh
Chuyên viên Business Analyst là những người hiểu rõ nhất về hoạt động và tính hiệu quả của doanh nghiệp, vì vậy đây sẽ là bộ phận được cho giao trọng trách điều chỉnh lại chiến lược kinh doanh khi doanh nghiệp không đạt được các mục tiêu kinh doanh nhất định.
3.4 Hỗ trợ triển khai dự án
Những chuyên viên Business Analyst có thể họ phải tham gia hỗ trợ các dự án và đảm bảo rằng chúng được triển khai có hiệu quả.Và đồng thời họ cần phải truyền đạt kế hoạch với các bên có liên quan trong tổ chức hoặc doanh nghiệp để đảm bảo nhận được sự đồng thuận trước khi triển khai.
4. Công cụ và phần mềm hỗ trợ Business Analyst
Ngày nay, có nhiều công cụ và phần mềm hỗ trợ Business Analyst trong việc hoàn thành các nhiệm vụ và vai trò của mình. Dưới đây là một số công cụ và phần mềm được phổ biến rộng rãi mà chuyên viên Business Analyst có thể sử dụng:
- Microsoft Office Suite: Bao gồm Word và Excel kể cả PowerPoint. Chúng là các công cụ cơ bản mà Business Analyst thường sử dụng để tạo và quản lý tài liệu, bảng tính, báo cáo và trình bày thông tin.
- Công cụ phân tích yêu cầu: ví dụ như Microsoft Visio, Lucidchart, Enterprise Architect hay Axure RP. Các công cụ này giúp Business Analyst tạo và quản lý các biểu đồ luồng công việc, sơ đồ quy trình và mô hình dữ liệu để mô tả yêu cầu kinh doanh đồng thời thiết kế hệ thống.
- Công cụ quản lý dự án: như JIRA, Microsoft Project hay Trello. Business Analyst thường xuyên phải làm việc trong các dự án. Các công cụ kể trên giúp Business Analyst theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ và quản lý tài liệu cho dự án.
- Công cụ phân tích dữ liệu: Business Analyst thường xuyên phải làm việc với rất nhiều dữ liệu và phân tích số liệu. Các công cụ như SQL, Microsoft Excel, Tableau hay Power BI giúp Business Analyst thu thập, xử lý và trình bày dữ liệu một cách hiệu quả.
- Công cụ mô phỏng và mô hình hóa: như MockFlow, Balsamiq hay Visual Paradigm. Những công cụ này tạo ra các mô phỏng giao diện người dùng (UI) và mô hình hóa hệ thống. Hỗ trợ người dùng hiểu rõ hơn về cấu trúc và giao diện của các ứng dụng.
- Công cụ giao tiếp và hợp tác: Business Analyst thường xuyên phải làm việc với nhiều bộ phận có liên quan trong tổ chức. Các công cụ như Slack, Microsoft Teams hay Trello giúp Business Analyst giao tiếp, chia sẻ thông tin đồng thời làm việc nhóm một cách hiệu quả.
Tất cả những công cụ và phần mềm đã kể trên chỉ là một số ví dụ để bạn tham khảo. Bạn nên lựa chọn công cụ phù hợp, phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của từng dự án và tổ chức.
5. Học ngành gì để trở thành Business Analyst?
Trong thực tế, chưa có một ngành học nào chuyên đào tạo trở thành Business Analyst mà hầu hết đều cần học thêm từ thực tế và các khóa học bên ngoài thay vì sách vở. Nếu bạn thật sự muốn được tiếp cận với những kiến thức cơ bản để trở thành Business Analyst từ sớm thì đây là một số ngành sẽ giúp bạn có nền tảng vững chắc hơn.
5.1 Hệ thống thông tin quản lý
Với ngành hệ thống thông tin quản lý, bạn sẽ được trau dồi và học hỏi kiến thức để trở thành một chuyên viên BA chuyên nghiệp. bên cạnh đó bạn cũng được đào tạo kiến thức về công nghệ thông tin, hệ thống thông tin quản lý hay kinh tế.
5.2 Quản trị kinh doanh
Nếu lựa chọn học Quản trị Kinh doanh, bạn sẽ được đào tạo về cách quản trị một doanh nghiệp và được học thêm kiến thức ở nhiều mảng bao gồm·kinh tế học, marketing, tài chính, kế toán, quản trị nhân lực,… Do đó, ngành học này sẽ cho bạn một góc nhìn nhiều chiều để phân tích vấn đề của doanh nghiệp.
5.3 Công nghệ thông tin (IT)
Các bạn sinh viên chọn IT sẽ có cho mình lợi thế hơn khi được đào tạo chuyên sâu về công nghệ cũng như hệ thống phần mềm. Ngành học này sẽ cung cấp cho bạn kiến thức về cơ sở dữ liệu, phát triển phần mềm và các kỹ năng về xử lý dữ liệu, điều này rất tiện lợi nếu bạn cần làm việc với nhiều công nghệ và phần mềm khác nhau.
5.4 Khoa học dữ liệu
Ngành học này sẽ đào tạo cho sinh viên khả năng tập trung vào xử lý và phân tích dữ liệu, sau đó đưa ra những dự đoán về xu hướng. Những kiến thức này vô cùng quan trọng với một Business Analyst khi bạn phải làm việc với lượng dữ liệu cực khủng và phức tạp.
5.5 Tài chính
Việc hiểu biết về các chỉ số tài chính giúp bạn đo lường những chỉ số này dựa trên số liệu thu thập và đánh giá “sức khỏe” doanh nghiệp. Chính vì thế, học tài chính sẽ giúp bạn nhanh nhạy với những con số và rèn luyện tư duy logic.
6. Học Business Analyst ở đâu?
Có nhiều phương pháp để học Business Analyst (BA) tại Việt Nam. Dưới đây là một số lựa chọn phổ biến để học BA mà bạn nên biết:
- Theo học Đại học và Cao đẳng: Có một số trường đại học và cao đẳng cung cấp chương trình đào tạo về ngành Quản trị kinh doanh hoặc Công nghệ thông tin. Và trong đó có các môn học liên quan đến Business Analysis. Bằng cách theo học chương trình trên, bạn có thể nhận được lượng kiến thức và lý thuyết căn bản về BA.
- Trung tâm đào tạo và tổ chức giáo dục: Có rất nhiều trung tâm đào tạo và tổ chức giáo dục tư nhân tại Việt Nam cung cấp các khóa học về Business Analysis. Những khóa học này thường tập trung vào các kỹ năng cụ thể và ứng dụng trong thực tế của BA. Bạn có thể tìm kiếm và tham gia các khóa học này để nâng cao kỹ năng của bản thân.
- Trực tuyến và khóa học từ xa: Hiện nay, có rất nhiều nền tảng trực tuyến và trung tâm đào tạo trực tuyến cung cấp khóa học về Business Analysis. Bạn có thể tìm kiếm các khóa học trực tuyến để học linh hoạt từ xa và theo tốc độ của bản thân.
- Tự học Business Analyst qua tìm hiểu qua tài liệu: Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tự học và tìm hiểu về Business Analysis thông qua các tài liệu, sách, bài viết và tài nguyên trực tuyến. Có rất nhiều sách và tài liệu chuyên về BA mà bạn có thể tham khảo để nắm bắt sâu hơn kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực này.
Điều quan trọng nhất, dù bạn chọn phương pháp nào, hãy luôn thực hành và áp dụng kiến thức vào thực tế. Đồng thời tham gia vào các dự án và tìm kiếm cơ hội thực tập để tích lũy kinh nghiệm thực tiễn trong vai trò Business Analyst.
7. Những câu hỏi thường gặp về lĩnh vực Business Analyst
7.1 Nhiệm vụ chính của một Business Analyst là gì?
Nhiệm vụ chính của một Business Analyst đó là phân tích và hiểu rõ quy trình kinh doanh, định rõ yêu cầu và tư vấn về các giải pháp kỹ thuật và quản lý sao cho phù hợp phù hợp để đạt được mục tiêu kinh doanh.
7.2 Business Analyst làm việc trong lĩnh vực nào?
Business Analyst có thể làm việc trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm tài chính, công nghệ thông tin, bán lẻ, sản xuất, dịch vụ khách hàng và nhiều lĩnh vực kinh doanh khác.
7.3 Business Analyst và System Analyst có khác nhau không?
Về Business Analyst thì tập trung vào phân tích và định rõ yêu cầu kinh doanh, còn System Analyst tập trung vào phân tích hệ thống và thiết kế giải pháp công nghệ.
7.4 Business Analyst có cần kiến thức về lập trình không?
Mặc dù kiến thức về lập trình có thể là một thế thế mạnh tốt, nhưng không phải bắt buộc. Business Analyst đa số chỉ tập trung vào hiểu và áp dụng quy trình kinh doanh hơn là viết mã lập trình.
Qua bài viết này, Digital Marketing Agency DMA hy vọng các bạn đã hiểu hơn về Business Analyst là gì và tầm quan trọng của công việc này. Chân thành cảm ơn bạn đã theo dõi và đừng quên theo dõi những bài viết từ chúng tôi!